222.02

Richtlinien über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten und zur Führung von Schullaufbahnakten in der Stadtgemeinde Bremen

Vom 09.01.2012

1.  Allgemeine Bestimmungen

Diese Richtlinien regeln die Verarbeitung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern sowie deren Erziehungsberechtigten in öffentlichen Schulen einschließlich der Zentren für unterstützende Pädagogik (ZUP) und den regionalen Beratungs- und Unterstützungszentren (ReBUZ), soweit sie vorübergehend Schülerinnen und Schüler beschulen.

Verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schüler sowie deren Erziehungsberechtigten ist die Schulleiterin oder der Schulleiter.

Bei der Verarbeitung von Daten der Schülerinnen und Schüler sowie deren Erziehungsberechtig­ten ist das Bremische Schuldatenschutzgesetz (BremSchulDSG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 27. Februar 2007 (Brem.GBl. S. 182) zu beachten. Dies gilt für die digitale Verarbeitung (Schulverwaltungssoftware) in gleicher Weise, wie für die Führung von Schullaufbahnakten (SchLA) in Papierform.

2. Schullaufbahnakten an allgemeinbildenden Schulen

2.1 Anlage und Zweck der Schullaufbahnakte

Für jede Schülerin und jeden Schüler in einer öffentlichen Schule in der Stadtgemeinde Bremen wird bei der Aufnahme in eine Schule eine Schullaufbahnakte (SchLA) angelegt.

Die SchLA dient ausschließlich Zwecken der aktenführenden Schule. Sie soll schulische Vorgänge und Entscheidungen, die die Schullaufbahn der Schülerin oder des Schülers betreffen, nachvollziehbar machen und damit pädagogisches Handeln stützen. Die Bestimmungen der §§ 7 bis 10 BremSchulDSG bleiben unberührt.

Für Schülerinnen und Schüler mit einem sonderpädagogischen Förderbedarf werden neben den grundsätzlich zu erhebenden Daten in der SchLA auch die zur Feststellung des sonderpädagogischen Förderbedarfes erforderlichen Daten geführt. Dies gilt auch bei einer integrativen Beschulung der Schülerin oder des Schülers an einer allgemeinbildenden Schule.

Daten, die für die individuelle Förderung der Schülerin oder des Schülers erforderlich sind (insbesondere der Förderplan), können durch die besuchte Schule und die zuständige sonderpädagogische Einrichtung gemeinsam verarbeitet werden.

2.2 Datenschutz

In der SchLA werden Dokumente mit personenbezogenen Daten abgelegt. Sie stellen eine nicht automatisierte Datei im Sinne des § 2 Abs. 3 Nr. 4 BremDSG dar (Datenverarbeitung).

Besonders sind die §§ 3 (Zugang und Nutzung der Daten), 4 (Einwilligung in die Datenverarbeitung, Unterrichtungspflicht der Schule), 7 bis 10 (Datenübermittlung), 19 (Aufbewahrung und Löschung) und 20 (Einsichts- und Auskunftsrecht) BremSchulDSG zu beachten

3. Inhalt der Schullaufbahnakte

Die Schullaufbahnakte kann folgende Daten enthalten:

3.1 Grunddaten:

Grunddaten sind alle Daten der Schülerinnen und der Schüler, die nach § 1 der Verordnung über die Datenverarbeitung durch Schulen und Schulbehörden vom 8. November 2011 (BremSBl 560.02) zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben der Schule verarbeitet werden dürfen.

Es sind dies folgende Daten:

3.1.1   Vor- und Zuname,

3.1.2   Geschlecht,

3.1.3   Geburtsdatum und daraus abgeleitet der Beginn der Schulpflicht und das Einschulungsdatum,

3.1.4   Geburtsort,

3.1.5   Adresse und Telefonnummer,

3.1.6   Staatsangehörigkeit,

3.1.7   Muttersprache,

3.1.8   Daten über gesundheitliche Auffälligkeiten (z. B. chronische Krankheiten) und Behinderungen, soweit sie für den Schulbesuch Bedeutung haben, dazu gehören ärztliche Atteste

3.1.9   Daten über pädagogische, soziale oder therapeutische Maßnahmen und deren Ergebnisse, soweit sie für den Schulbesuch Bedeutung haben, wie zum Beispiel Anträge und Entscheidungen über besondere Fördermaßnahmen und Untersuchungsunterlagen bei Aufnahme in eine sonderpädagogische Einrichtung,

3.1.10  Angaben über Funktionen als Schülervertreter,

3.1.11  Daten, die für den durch Gesetz oder aufgrund eines Gesetzes vorgesehenen Umfang der Beurteilung der Schülerinnen und Schüler erforderlich sind (Beurteilungsdaten)  wie Zensurenbogen, Vermerke über Vorrücken und Zurückgehen, Unterlagen zur Überführung gemäß Übergangs- und Überführungsverordnung, Protokollbögen der Schule am Ende der Grundschule,

3.1.12  Angaben über Fehlzeiten,

3.1.13  Ergebnisse der vom Bremischen Schulgesetz oder Bremischen Schulverwaltungsgesetz vorgesehenen ärztlichen und anderen Untersuchungen,

3.1.14  die besuchte Kindertageseinrichtung zum Zwecke der Durchführung der Sprachfeststellung und der Sprach-förderung nach § 36 des Bremischen Schulgesetzes,

3.1.15  Vor- und Nachname der Erziehungsberechtigten,

3.1.16  deren Adressdaten und Telefonnummer,

3.1.17  deren Staatsangehörigkeit und Geburtsort ,

3.1.18  Angaben über Funktionen als Elternsprecher im Schulbereich.

3.2 Weitere Daten

Daten, die nicht unter Nr. 3.1 erfasst sind, dürfen ausschließlich dann verarbeitet werden, wenn dies den in § 2 Abs. 1 BremSchulDSG genannten Zwecken dient und die Erziehungsberechtigten bzw. der volljährige Schüler oder die volljährige Schülerin nach § 4 BremSchulDSG in die Verarbeitung ausdrücklich eingewilligt haben. Dies sind Vorgänge und Entscheidungen nach den für die Schule geltenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften zum Beispiel:

3.2.1   in der Grundschule die Einwilligung der Betroffenen, dass anlässlich der Aufnahme mündliche Informationen über die Entwicklung des Kindes im Rahmen von pädagogischen Konferenzen zwischen Kindergarten und Grundschule ausgetauscht werden dürfen

3.2.2   Vorgänge (Schriftverkehr und Gesprächsnotizen), die zum Verständnis der Schülerin oder des Schülers und der jeweiligen individuellen Situation beitragen wie zum Beispiel

-  Verhaltensdaten,

-  Vorgänge, welche die Nichterfüllung der Schulpflicht betreffen,

-  Vorgänge über Ordnungsmaßnahmen,

-  Entscheidungen über Einzelunterricht,

-  Entscheidungen über die Freistellung vom Unterricht in einzelnen Fächern,

-  Entscheidungen über längerfristige Beurlaubungen.

3.3 Einwilligungserklärungen

Einwilligungserklärungen der Erziehungsberechtigten bzw. der volljährigen Schülerinnen und Schüler zur Verarbeitung der Daten nach § 4 BremSchulDSG in der SchLA oder Entscheidungen der Schulleiterinnen oder Schulleiter nach § 8 Abs. 1 BremSchulDSG (Ersetzen der Einwilligung) sowie die entsprechenden Begründungen.

4. Führung und Handhabung der Schullaufbahnakte

4.1 Zugang zur Schullaufbahnakte

Die SchLA darf in der Schule nur den Personen zugänglich gemacht werden, die sie für die Erfüllung ihrer dienstlichen Aufgaben benötigen. Dies gilt sowohl für die schriftliche als auch die digitale Fassung. Im Einzelfall ist die Entscheidung der Schulleitung einzufordern.

5. Weitergabe der Schullaufbahnakte

5.1 Grundsatz

Die Weitergabe der SchLA ist eine Datenübermittlung im Sinne von § 5 Abs. 1 und 2 BremSchulDSG.

Die Weitergabe der SchLA oder von Teilen hieraus darf nur im verschlossenen Umschlag erfolgen.

Im Übrigen dürfen einzelne Daten nur unter Beachtung der §§ 4 und 5 sowie der §§ 7 bis 10 BremSchulDSG und ausschließlich an die dort genannten Stellen und zu den jeweils genannten Zwecken übermittelt werden.

Darüber hinaus gehende Unterlagen dürfen nur im Einvernehmen mit den Betroffenen übermittelt werden. Die Übermittlung der Daten ist zu dokumentieren.

5.2 Weitergabe an die Senatorin für Bildung, Wissenschaft und Gesundheit

Die Weitergabe der gesamten Daten aus der SchLA ist ohne Einwilligung nur an die Senatorin für Bildung, Wissenschaft und Gesundheit unter den Voraussetzungen des § 4 Abs. 1 Nr. 3 und § 6 BremSchulDSG zulässig.

5.3 Weitergabe an andere Schulen

Bei einem Schulwechsel entscheidet die Schulleitung für jeden Einzelfall, welche in der SchLA befindlichen Dokumente Daten nach § 5 Abs. 1 BremSchulDSG enthalten, die an eine andere Schule übermittelt werden dürfen.

Die Entscheidung ob und ggf. welche weiteren Schülerdaten nach § 5 Abs. 2 BremSchulDSG an die andere Schule übermittelt werden sollen, entscheidet die Schulleitung im Benehmen mit der zuständigen Lehrkraft. Hierbei ist insbesondere darauf zu achten, ob besondere pädagogische oder sonstige Fördermaßnahmen noch andauern, die an der anderen Schule fortgesetzt werden müssen.

Es wird in keinem Fall die komplette SchLA an die andere Schule übermittelt, weil insbesondere ärztliche Atteste, Dokumente über Ordnungsmaßnahmen und sonstiger Schriftverkehr und Gesprächsnotizen regelmäßig Daten enthalten, die nicht für die andere Schule erforderlich sind.

Beim Wechsel einer Schülerin oder eines Schülers an eine andere allgemeinbildende öffentliche Schule oder eine allgemeinbildende Schule in freier Trägerschaft können neben den Adress- und Geburtsdaten (einschließlich des Geschlechts) und den Daten zur Staatsangehörigkeit das Einschulungsdatum sowie die Lernentwicklungsdaten, die während des Besuchs der bisherigen Schule erhoben wurden, übermittelt werden. Zu den Lernentwicklungsdaten nach § 5 Abs.1 BremSchulDSG zählen neben Versetzungsentscheidungen, die Zeugnisse und Nachweise über das Vorrücken und Wiederholen einer Jahrgangsstufe (mit Gründen). Auch die Ergebnisse von standardisierten Tests, die von der Schule oder von Dritten erhoben werden sowie Förderberichte von Diagnostikverfahren im Bereich Lesen, Rechnen, Schreiben zählen zu den Lernentwicklungsdaten, die übermittelt werden können.

Die Weitergabe der SchLA insgesamt ist nur mit der schriftlichen Einwilligung der Erziehungsberechtigten zulässig. Die Einwilligung ist zur SchLA zu nehmen.

5.4 Weitergabe an Sonderpädagogische Einrichtungen

Für den Schulwechsel einer Schülerin oder eines Schülers mit sonderpädagogischem Förderbedarf kann unter Berücksichtigung des Einwilligungsverfahrens nach § 4 BremSchulDSG die gesamte SchLA an Schulen mit einem besonderen Förderangebot, das zuständige Zentrum für unterstützende Pädagogik (ZuP) sowie die aufnehmende Schule weitergegeben werden. Die SchLA ist nach deren Verwendung an die abgebende Stelle zurück zu geben.

5.5 Weitergabe an andere Stellen

Für den vorübergehenden Schulwechsel kann die SchLA soweit es erforderlich ist z.B. einem regionalen Beratungs- und Unterstützungszentrum (ReBUZ) oder dem Schulärztlichen Dienst übermittelt werden, wenn eine entsprechende Beratung im Interesse der Schülerin oder des Schülers angestrebt wird.

6. Einsichtnahme

Den Erziehungsberechtigten, dem Vormund oder der Pflegeperson ist nach Maßgabe des § 20 BremSchulDSG Einsicht in die das minderjährige Kind betreffende SchLA zu gewähren. Das gleiche Recht steht volljährigen Schülerinnen und Schülern sowie volljährigen ehemaligen Schülerinnen und Schülern für die eigene SchLA zu.

7. Aufbewahrung und Vernichtung

Wenn Schülerinnen und Schüler die Schule verlassen haben (Schulwechsel, Ende der Schullauf­bahn an allgemeinbildenden Schulen), ist die SchLA innerhalb der Schule unter Verschluss zu halten.

Bei der Aufbewahrung, Sicherung und Löschung der Daten ist § 19 BremSchulDSG in Verbindung mit den Richtlinien über die Sicherung, Aufbewahrung und Aussonderung von Schriftgut in öffentlichen Schulen der Stadtgemeinde Bremen in der jeweils gültigen Fassung zu beachten.

8. Berufsbildende Schulen

Für die berufsbildenden Schulen gelten diese Richtlinien entsprechend.

9. Inkrafttreten

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Die Senatorin für Bildung,

Wissenschaft und Gesundheit


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