251.04

Bearbeitungshinweise zu den Bestimmungen über die reisekostenrechtliche Abfindung bei Schulfahrten und Exkursionen

Stand: 1. Januar 2007

1. Genehmigung und Abrechnung

Die Genehmigung und die Abrechnung der Schulfahrten erfolgt durch die Schulleitung bzw. die Schule. Die zu erstattenden Kosten sind aus dem der Schule zur Verfügung stehenden Budget anzuweisen.

Die Genehmigung darf nicht erfolgen, wenn der Schule die dafür erforderlichen Haushaltsmittel nicht zur Verfügung stehen und die Verzichtserklärung nach Nr. 4 der Bestimmungen nicht abgegeben wurde.

2. Mustervordrucke für Antragstellung, Genehmigung und Abrechnung:

Für die Antragstellung und die erforderliche schriftliche Genehmigung der Schulfahrt sowie für die bei nicht ausreichenden Haushaltsmitteln erforderliche Verzichtserklärung können per Diskette oder E-mail (Abrechnung in Version Excel 97, Verzichtserklärung in Version Word 97) zur Verfügung gestellt und am PC ausgefüllt werden.

3. Sachbezugswerte:

Gemäß Nr. 2.1 der Bestimmungen ist die Aufwandsvergütung an den An- und Abreisetagen

um den Sachbezugswert nach der Sachbezugsverordnung zu kürzen, wenn Mahlzeiten unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden. Der Sachbezugswert beträgt ab 1.1.2002 für:

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das Frühstück

Euro 1,50

-

das Mittagessen

Euro 2,67

-

das Abendessen

Euro 2,67.

Änderungen werden unverzüglich mitgeteilt und sind bei den Abrechnungen zu berücksichtigen.

4. Abrechnung von Pauschalreisen:

Bei Pauschalreisen sind hinsichtlich der Erstattung der Reisekosten ebenfalls die gemäß den Richtlinien maßgebende Sätze zu Grunde zu legen (Fahrkosten unbegrenzt, Nebenkosten bis zum Höchstbetrag, Unterkunft und Verpflegung zum jeweiligen Pauschalbetrag). Um die differenzierte Abrechnung vornehmen zu können, ist beim Reiseveranstalter darauf hinzuwirken, dass in der Rechnung die Fahr- und Nebenkosten gesondert ausgewiesen werden.

Kann vom Dienstreisenden beim Veranstalter eine gesonderte Ausweisung glaubhaft nicht erreicht werden, ist hinsichtlich der Abrechnung der Aufwandsvergütung für Verpflegung und Unterkunft/Übernachtung entsprechend der Abrechnung bei unentgeltlicher Gewährung von Verpflegung und Unterkunft zu verfahren. Bei der Abrechnung im Pauschalpreis enthaltener Fahrkosten am Ort und sonstiger Nebenkosten muss ggf. davon ausgegangen werden, dass die dafür vorgesehenen Höchstgrenzen nicht überschritten wurden.

5. Fahrkosten für Hin- und Rückfahrt:

In Nr. 2.2 wird auf die §§ 5 und 6 BremRKG (siehe Anlage) verwiesen.

§ 5 regelt, dass bei der Benuzung regelmäßig verkehrender (öffentlicher) Beförderungsmittel nur die Fahrkosten der niedrigsten Klasse erstattet werden und Fahrpreisermäßigungen zu berücksichtigen sind. Ist es aus triftigen Gründen (wegen der Art der Schulfahrt) erforderlich ein anderes Beförderungsmittel zu benutzen, sind die notwendigen Fahrkosten zu ersetzen.

§ 6 regelt die Entschädigung bei Nutzung des privateigenen Kraftfahrzeuges für die Hin- und Rückfahrt. Da dies in der Regel nicht der Fall ist, verzichte ich an dieser Stelle auf differenzierte Hinweise. (s. Anlage)

Anlage 


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